Transporte logístico para eventos y bodas: masías, escenarios, ferias y envíos a las islas

Qué transportamos para bodas y eventos

Trabajamos para organizadores de bodas y empresas de eventos, y en la práctica movemos de todo lo que hace falta para montar y desmontar un evento:

• Sillas y mesas para bodas, banquetes y ceremonias.
• Sofás, mobiliario de ambientación y piezas de decoración.
• Atrezzo, estructuras, arte y elementos de escenografía.
• Material audiovisual para escenario: sonido, pantallas, iluminación y truss en flight cases.
• Material de ferias, exposiciones y museos, y de rodajes.
• Palés de producto y suministro para el servicio del evento.

En la mayoría de los casos son palés y bultos grandes que hay que entregar en un sitio concreto y a una hora concreta, y recoger cuando el evento termina.

Bodas en masías y fincas: qué mirar antes de enviar el vehículo

Las masías y fincas son un destino muy habitual y tienen sus particularidades: se llega por caminos, no hay muelle y el punto de descarga puede quedar lejos de la carretera. Conviene revisar antes de reservar:

• Acceso: ancho y estado del camino, curvas, barreras o portones y altura libre bajo árboles o arcos.
• Longitud y altura máximas del vehículo que admite el acceso. Si el camino es estrecho, un carrozado de caja de 4,2 m entra donde un camión de 7,7 m no.
• Punto de descarga: distancia al lugar del montaje y tipo de suelo. La plataforma elevadora necesita suelo firme; sobre gravilla o césped blando se descarga con más cuidado.
• Horario permitido: muchas fincas limitan los horarios de entrada y de ruido, y los vecinos cuentan.
• Una persona de contacto en la finca que abra y señale dónde dejar cada cosa.

Con fotos del acceso y la longitud máxima del vehículo, decidimos entre furgoneta, carrozado o camión y evitamos tener que transbordar la carga en mitad del camino.

Cómo se organiza el montaje y el desmontaje

Planificamos la recogida de retorno desde el principio, con la misma persona de contacto, para que el material no se quede esperando en la finca.

Qué vehículo elegir

Si el acceso es complicado, empezamos por la medida del camino y no por el volumen de la carga: es lo que más veces decide el vehículo.

Escenarios y material audiovisual

Para escenarios y actuaciones, el material (sonido, pantallas, iluminación, truss) viaja en flight cases y necesita ir sujeto, con acceso ordenado para descargar primero lo que se monta primero. La hora de carga la marca la prueba de sonido o el montaje del recinto. Tienes más detalle en nuestra guía de material urgente para conciertos y festivales.

Por toda España y también a las islas

Hacemos servicios por toda la España peninsular y también envíos a las islas, con un tramo en ferry. En ese caso conviene dar más margen de fechas y contar con que el plazo y el precio dependen del trayecto y del barco; te los confirmamos con el presupuesto, antes de salir.

Un caso real: una boda en una masía de Menorca

Para una boda en una masía de Menorca cargamos las sillas de diseño del evento, que había que estibar y sujetar con mucho cuidado, en un camión de 9,5 m de largo total y caja de casi 8 m. Antes de reservar el ferry comprobamos con los organizadores que ese camión podía llegar hasta la masía, que estaba en pleno campo, porque con ese tamaño el acceso lo decide todo.

Cargamos en Mataró y cruzamos en ferry. En destino, el cliente nos pidió además dos mozos de carga para descargar y colocar las sillas, y los organizamos nosotros; el conductor también ayudó. Mientras los organizadores montaban y se celebraba la boda, el conductor se quedó un día y medio en un hotel de la isla.

La masía pidió que el material saliera esa misma noche, para que por la mañana el restaurante estuviera vacío. A las 3:00 volvimos a cargar, los mozos regresaron en avión y el conductor esperó el siguiente ferry de vuelta.

• Comprobar el acceso del camión antes de reservar el barco.
• Estibar y sujetar con cuidado las piezas delicadas, como las sillas de diseño.
• Contar con mozos de carga si hace falta colocar el mobiliario: podemos organizarlos.
• Prever la pernocta del conductor, y la salida nocturna si la finca lo exige.
• Cuadrar el horario del ferry de vuelta con el momento de la recogida.

Es el tipo de servicio para el que conviene hablar con antelación: las esperas, la pernocta y el tramo en ferry se acuerdan de antemano en el presupuesto.

Precio: cómo se calcula

En Barcelona y el Vallès, la tarifa de referencia va por horas: 35 €/hora en carrozado de 3.500 kg (mínimo 4 horas, 140 €) y 40 €/hora en camión rígido de 12 t (mínimo 4 horas). Para rutas por el resto de España se calcula por kilómetros: 1,20 €/km en carrozado y 1,40 €/km en rígido de 12 t, más IVA. El tramo en ferry, si lo hay, se presupuesta aparte.

El precio se cierra antes de salir, según la carga, el acceso y el horario.

Qué datos necesitamos para el presupuesto

1. Fecha y hora de montaje y de desmontaje, incluida una posible recogida nocturna.
2. Dirección de la finca, sala o recinto y su acceso (fotos si es una masía).
3. Qué se transporta: número de sillas y mesas, palés, bultos grandes, equipos y peso.
4. Medidas de las piezas grandes y si hay que moverlas con plataforma.
5. Persona de contacto en origen y en destino.
6. Si hace falta recogida de retorno y cuándo.

Errores frecuentes en el transporte de material para bodas

• No preguntar por el acceso de la finca hasta el día antes.
• Pensar el vehículo por volumen y no por el ancho del camino.
• Olvidar el retorno y dejar el mobiliario esperando días.
• Entregar sin una persona que reciba y señale el lugar.
• Dejar el montaje para el último momento sin margen por si hay una incidencia.