La logística de un evento rara vez es solo «recoger aquí, entregar allí». El calendario real tiene huecos: el material llega un día antes de que el recinto abra la ventana de montaje, el evento dura varias jornadas y no tiene sentido mover cajas de un lado a otro cada noche, o hay que sacar los embalajes vacíos del pabellón mientras dura la feria porque no hay sitio para guardarlos allí. En todos esos casos, el transporte no basta: hace falta un punto donde dejar el material unos días.
On Set Transporte combina el transporte con un almacenaje puente en nuestra base del Vallès: recogemos el material, lo guardamos el tiempo necesario y lo entregamos cuando el recinto y el calendario del evento lo permiten. Esta guía explica cuándo tiene sentido, qué se puede guardar y cómo se organiza.
Por qué el transporte y el almacenaje van juntos en un evento
Un recinto ferial o una sala de eventos no funciona como un almacén: tiene una ventana de acceso concreta, un muelle compartido con otros expositores y, muchas veces, ninguna intención de guardar cajas vacías durante los días que dura el evento. Si el material llega antes de esa ventana, o si hay que sacarlo del recinto sin llevárselo todavía a su destino final, necesita un sitio intermedio. Ese es el papel del almacenaje puente: no es una solución permanente, es el eslabón que falta entre el transporte de ida y el de vuelta.
Cuatro situaciones donde hace falta un punto intermedio
El material llega antes de la ventana de montaje
El proveedor entrega el género con antelación, o el transporte desde otra ciudad llega un día antes de que el recinto permita el acceso. En vez de dejarlo esperando en el vehículo o buscando sitio de última hora, lo recogemos y lo guardamos hasta la hora exacta de entrada.
Un evento de varias jornadas
Ferias y congresos que duran dos, tres o más días no necesitan mover el material cada noche. Lo que no se usa a diario —repuestos, cajas de reserva, mobiliario extra— se guarda y se acerca solo cuando hace falta.
Guarda de embalajes vacíos durante el evento
En cuanto se monta el stand, las cajas y fundas vacías sobran y muchos recintos no permiten dejarlas en el pasillo ni en el propio stand. Las retiramos al empezar el montaje, las guardamos y las devolvemos a tiempo para el desmontaje, con el mismo cuidado con el que se recogió cada pieza.
Después del evento, hasta el próximo uso
Cuando el material no vuelve directamente a la sede del cliente —va a otro evento, a un taller de mantenimiento o simplemente no hay prisa por recuperarlo— lo guardamos hasta que se necesite.
Qué se puede guardar y qué no
- Flight cases y material técnico (audiovisual, iluminación, sonido).
- Atrezo, mobiliario y estructura de stand desmontada. Ver también la guía de atrezzo y mobiliario para eventos.
- Cajas de material promocional y de producto para exposición.
- Embalajes, fundas y cajas vacías durante el evento.
- Palés cerrados y bultos precintados.
No es un servicio pensado para mercancía peligrosa, perecedera, ni para piezas que requieran condiciones de temperatura o humedad controladas sin avisar antes. Si tu material tiene necesidades especiales, dínoslo al pedir el presupuesto y lo valoramos caso por caso.
Cómo funciona en la práctica
- Nos indicas origen del material, fechas del evento, ventana de montaje y desmontaje, y cuánto volumen hay que guardar.
- Recogemos el material —con furgón, carrozado con plataforma o camión según el volumen— y lo llevamos a nuestra base en Caldes de Montbui.
- Lo guardamos el tiempo acordado, en un espacio cubierto y controlado.
- Lo entregamos en el recinto dentro de la ventana que marque el evento, o donde nos indiques.
- Si hay que retirar embalajes vacíos durante el evento, coordinamos la recogida y la devolución con producción o con el responsable del stand.
Al estar a menos de 30 minutos de Barcelona y de los recintos de Fira de Barcelona, la vuelta del material no depende de una ruta larga: podemos reaccionar el mismo día si cambia el horario del desmontaje. Para el propio traslado, consulta también el transporte para ferias en Barcelona y el transporte para eventos.
Qué vehículo se usa para llevar el material al almacén
El mismo criterio que en cualquier transporte de evento: furgón para cajas y material que cabe de pie, carrozado con plataforma para palés y piezas pesadas, y camión rígido para volúmenes grandes. Si no sabes cuál necesitas, consulta la guía qué vehículo necesito.
Precio: transporte y almacenaje en un solo presupuesto
Cotizamos el traslado y la guarda juntos: el transporte según kilómetros y vehículo, y el almacenaje según el volumen (por palé o por m³) y los días de guarda. Confirmamos un precio cerrado antes de recoger el material, sin cargos añadidos a mitad de servicio. Para una primera idea del transporte puedes usar nuestra calculadora de precio.
Datos que necesitamos para preparar el servicio
- Fechas del evento: montaje, celebración y desmontaje.
- Origen del material y, si aplica, la ventana de acceso al recinto.
- Volumen aproximado: número de palés, bultos o m³.
- Si hace falta retirar y devolver embalajes vacíos durante el evento.
- Destino final del material tras el evento.
- Cualquier necesidad especial de manipulación o conservación.
Preguntas frecuentes sobre almacenaje de material para eventos
¿Cuánto tiempo podéis guardar el material?
Es un servicio puente pensado en días, no en meses: desde unas horas hasta guardarlo durante todo un evento de varias jornadas. Para plazos más largos, consúltanos y valoramos la disponibilidad.
¿Es un almacén climatizado?
Es un espacio cubierto y seguro en nuestra base operativa, no un almacén climatizado ni especializado en obras de arte. Para material sensible a temperatura o humedad, indícalo antes de contratar el servicio.
¿Qué tipo de material podéis guardar?
Flight cases, atrezo, mobiliario, estructura de stand, cajas de material técnico y embalajes vacíos. No almacenamos mercancía peligrosa, perecedera ni que requiera condiciones especiales sin avisar antes.
¿Recogéis el embalaje vacío durante el evento y lo devolvéis al terminar?
Sí. Es una de las gestiones más habituales: retiramos las cajas y fundas vacías al empezar el montaje, las guardamos y las traemos de vuelta para el desmontaje.
¿Cómo se calcula el precio del almacenaje?
Se añade al servicio de transporte según el volumen (por palé o por m³) y los días de guarda. Te damos un precio cerrado junto con el del transporte, sin sorpresas.
¿Dónde está el almacén?
En nuestra base operativa de Caldes de Montbui, en el Vallès, a menos de 30 minutos de Barcelona y de los recintos de Fira de Barcelona. Eso permite traer el material de vuelta rápido cuando el recinto lo pide.
¿Tu evento necesita transporte y un punto donde guardar el material?
Cuéntanos las fechas, el volumen y la ventana de montaje. Te preparamos un presupuesto que incluye el traslado y el almacenaje puente.
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